Heften sie noch ab oder speichern sie schon?
So könnte die Frage mit einem mit leichtem Augenzwinkern lauten. Die Digitalisierung verändert auch das Corporate Treasury. Ein kleiner Anteil stellt dabei die Vermeidung von Papier dar und die Frage, ob sie ihre Kontoauszüge vom klassischen Papierformat auf das bequeme und elektronische PDF-Format umstellen möchten.
Damit lassen sich nicht nur Zeit und Geld sparen, die weiteren Vorteile liegen auf der Hand:
- Effizienzsteigerung durch schnelleren Zugriff auf Ihre Kontoauszüge
- Keine Portokosten, da kein Postversand
- Papierfrei archivieren mit sicheren PDF-Dokumenten
- Durch elektronische Signatur dem Kontoauszug aus Papier gleichgestellt
- Einfach in die elektronische Buchhaltung einzubinden
Nun leben wir aber in Deutschland und wenn wir eines können, dann ist es Regulieren und Bedenken zu äußern hinsichtlich der Rechtmäßigkeit. Von daher ein kurzer Exkurs vom Bundesverband deutscher Banken:
„Was müssen Unternehmen im Unterschied zu Privatpersonen beim elektronischen Kontoauszug beachten?“
Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung werden erhöhte Anforderungen an die Art und Weise der Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und die Aufbewahrung von Unterlagen gestellt. Diese Anforderungen gelten für buchführungspflichtige Unternehmen.
Insbesondere müssen buchungspflichtige Geschäftsvorfälle nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst sein sowie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen fassen (Beleg- und Journalfunktion). Soweit die auf Bankkonten gebuchten Umsätze in der Finanzbuchhaltung abgebildet werden, kommen Kontoauszüge einer Bank zum einen als Belege für Bankkonten betreffende Buchungsvorgänge und zum anderen als Belege für Geschäftsvorfälle, in denen über Bankleistungen zwischen Bank und Kunde abgerechnet wird, in Betracht. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung werden für den Bereich der computergestützten Buchführung durch die sogenannten „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) präzisiert. Ergänzend gelten für die Archivierung und Aufbewahrung steuerrelevanter digitaler Unterlagen die Anforderungen der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU).
Das Bundesministerium der Finanzen vertritt die Auffassung, dass elektronische Kontoauszüge als „originär digitale Daten“ — sofern sie steuerrelevant sind — den Anforderungen nach den §§ 145 ff. Abgabenordnung (AO), den GoBS und den GDPdU unterliegen. Spezialgesetzliche Vorschriften wie das Umsatzsteuergesetz bleiben hiervon unberührt. Insbesondere fordert die Finanzverwaltung, dass die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und die Unveränderbarkeit des Inhalts (Integrität) der digitalen Daten gewährleistet werden. Weitere Vorgaben werden von der Finanzverwaltung nicht formuliert. Daher muss jeweils im Einzelfall im Rahmen der Betriebsprüfung entschieden werden, unter welchen technischen Voraussetzungen elektronische Kontoauszüge, die keine Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuerrechts sind, als originär digitale Daten GoBS-/GDPdU-konform übertragen, gespeichert und aufbewahrt werden können.
Soweit, so verklausuliert 😉.
Die Bank stellt dem Kunden nach Freischaltung der durch die Deutsche Kreditwirtschaft (DK) regulierten EBICS-Auftragsart BKA die Kontoauszüge und Rechnungsabschlüsse in elektronischer Form im PDF-Format über die EBICS-Schnittstelle zur Verfügung. Der elektronische Kontoauszug enthält eine qualifizierte elektronische Signatur und kann somit nachträglich nicht verändert werden. Damit ist eine wichtige Voraussetzung für die Akzeptanz des elektronischen Kontoauszugs durch Betriebsprüfer und Finanzamt erfüllt. Der Kontoauszug ist damit dem klassischen Auszug aus Papier gleichgestellt.
Der Abruf kann hier täglich automatisiert erfolgen, jetzt stellt sich zusätzlich die Frage diese PDF-Dokumente ordnungsgemäß mit den Daten in SAP zu verknüpfen. Dieser Anforderungen haben wir uns auch angenommen und einen Report entwickelt, der die Möglichkeit bietet über den Generic Object Service (GOS) den passenden Auszug durch Patternsuche zu finden und zuzuordnen:
Damit hat man das PDF über die Transaktion FEBAN am in SAP-importieren Kontoauszug im Zugriff, kann es dort anzeigen und auch archivieren:
Haben sie Interesse ihre SAP-Zahlungsprozesse zu optimieren, dann sprechen sie uns ( PAYMENTS.CC Kontakt ) gerne an!